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Better Safe GmbH

Backoffice-Allrounder:in (m/w/d) Profis & Berufseinsteiger:innen willkommen 
1230 Wien — Vollzeit oder Teilzeit, flexible Arbeitszeiten, ab sofort 
Better Safe GmbH 
Wien, 23. Bezirk, Liesing 
Office-Routine in einer Wiener Sicherheitstechnik-Firma — das klingt langweilig. Bei uns ist es das nicht.
Wir bei Better Safe bauen Premium-Sicherheitsanlagen mit modernem Multi-Vendor-Tech-Stack (AJAX, Hikvision, 2N, Salto, Glutz, Loxone, KNX, UniFi). Unsere Techniker:innen arbeiten Wien-weit auf der Anlage — und wir suchen dich fürs Backoffice.
Du bist der Knotenpunkt: Aufträge, Service-Termine, Buchhaltungs-Vorbereitung, Kundenkontakt.
Du wirst direkte Nachfolge unserer aktuellen Office-Managerin Claudia — und du baust mit uns die operativen Strukturen, die in 2 Jahren ein 20-Personen-Team tragen.
Dein Job bei uns
• Auftragsabwicklung in unserem ERP-System (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnwesen)
• Service-Disposition: Termin-Koordination für unser Techniker-Team (Wien & Niederösterreich)
• Buchhaltungs-Vorbereitung: Belege, Eingangsrechnungen, Lohn-Vorbereitung in Abstimmung mit Steuerberater
• Erste Anlaufstelle für Kunden — Telefon, E-Mail, Empfang
• Lieferanten-Korrespondenz und Bestellwesen
• Bewerber-Korrespondenz und Onboarding-Vorbereitung
• Mitgestaltung interner Prozesse — wir bauen, du baust mit
Du bist erfahrene Office-Managerin / Backoffice-Allrounderin?
Dann ist das dein Spielfeld:
• Du übernimmst eigenständig Auftragsabwicklung und Service-Disposition
• Dolibarr oder vergleichbares ERP — du lernst es in 2 Wochen, oder kannst es schon
• Buchhaltungs-Vorerfahrung ist dein Plus
• Du gestaltest Prozesse mit, statt sie abzuarbeiten
• Direkter Draht zur Geschäftsführung — keine Hierarchie-Ebene dazwischen
Du hast erste Office-Erfahrungen (1–3 Jahre)?
Dann passt es auch:
• Wir bauen dir den Job in 4–8 Wochen Einlernphase auf
• Du wächst in die Rolle, übernimmst Stück für Stück mehr
• Wir erwarten Eigeninitiative, kein Mikromanagement
Du bist Berufseinsteigerin nach BHS / HAK / kaufmännischer Lehre?
Auch dann passt es:
• 3–6 Monate Lernphase mit klarer Struktur
• Start mit Routine-Aufgaben (Belege, E-Mail, Termine), Wachstum in komplexere Aufgaben
• Aufstieg in höhere Gehaltsstufe nach nachgewiesener Selbständigkeit
• Wir investieren in deine Weiterbildung
Was du mitbringst (für alle)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• MS Office (Word, Excel, Outlook) sicher
• Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles Auftreten — am Telefon, per Mail, im persönlichen Kundenkontakt
• Diskretion bei sensiblen Daten (wir machen Sicherheit)
• Lust, dich in Software-Tools einzuarbeiten (Dolibarr, Mattermost, BookStack u.a.)
• Englisch von Vorteil
Das verdienst du
Wir staffeln ehrlich — nach Erfahrung und dem, was du tatsächlich übernehmen kannst.
Erfahrene Office-Managerin (3+ Jahre Office, mit Buchhaltungs-Vorerfahrung):
• Grundgehalt 2.500 – 2.800 € brutto/Monat (Vollzeit-Basis 40h, bei Teilzeit aliquot)
Mit ersten Office-Erfahrungen (1–3 Jahre):
• Grundgehalt 2.200 – 2.400 € brutto/Monat (Vollzeit-Basis 40h, bei Teilzeit aliquot)
Berufseinsteigerin nach Ausbildung (BHS / HAK / kaufmännischer Lehre):
• Grundgehalt nach Kollektivvertrag (ab 2.073,03 €)
• 3–6 Monate Lernphase, klarer Aufstiegspfad
• 14 Gehälter (Urlaubs- + Weihnachtsgeld) auf Grundgehalt
• Wir überzahlen ehrlich bei nachweisbarer Top-Qualifikation
Das bekommst du dazu
• Laptop, Bildschirm und Headset komplett gestellt
• Moderne, KI-gestützte Tools statt Excel-Bürokratie — du fokussierst auf das Wesentliche, die KI macht den Rest
• Mitgestaltung interner Prozesse — du baust mit uns die Strukturen, die in 2 Jahren ein 20-Personen-Team tragen
• Direkter Draht zur Geschäftsführung — Entscheidungen in Stunden, nicht in Wochen
• Flexible Arbeitszeiten in Absprache — wir respektieren Familie, Kinder, Termine
• Standort 1230 Wien, gut mit Auto und Öffis erreichbar
• 30 bis 40 Stunden/Woche — du entscheidest in Absprache, was zu deinem Leben passt (Mindeststundenzahl 30h)
Warum bei uns
Wir sind 5 Personen, wir wachsen strukturiert, und wir suchen jemanden, der das mit uns macht — nicht nur
Aufträge abarbeitet, sondern den Knotenpunkt unseres Tagesgeschäfts mitformt.
Wenn du Lust hast, in einer Wiener Premium-Firma zu arbeiten, in der du wirklich gestaltest und nicht nur ausführst: schreib uns.

Wien, 23. Bezirk, Liesing

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