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Jugend am Werk Wien

Mitarbeiter:in Kund:innen- und Datenverwaltung 
Jugend am Werk Wien 
Wien, 16. Bezirk, Ottakring 
Mitarbeiter:in Kund:innen- und Datenverwaltung
Ca. 30,0h, ab sofort 
Dienstort: Jugend am Werk Zentrale, 1160 Wien 
Arbeitstage: Montag bis Freitag 


Sie behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick? Arbeiten strukturiert, genau und dennoch effizient? Zahlen, Daten und digitale Systeme schrecken Sie nicht ab, sondern motivieren Sie?
Dann werden Sie Teil unseres Teams – wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Wir bieten Ihnen:

* Eine abwechslungsreiche Schlüsselposition mit hoher Eigenverantwortung 
* Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Schnittstellen zu zahlreichen internen und externen Partner:innen 
* Die Möglichkeit, zentrale Prozesse aktiv mitzugestalten 
* Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld im Bereich der Unterstützung von Menschen mit Behinderung 
* Ein engagiertes Team und kurze Entscheidungswege 
* Respektvoller, wertschätzender Umgang miteinander 
* Onboarding-Tag in unserer Zentrale 
* Umfangreiche, 3-monatige Einarbeitungsphase 
* Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten 
Weitere Benefits

* Betriebliche Gesundheitsförderung 
* Arbeitspsychologie 
* zusätzliche freie Tage 
* Teambuilding Aktivitäten wie regelmäßige Mitarbeiter:innen- und Teamgespräche, gemeinsame Fortbildungen, Betriebsausflüge 
* Firmenveranstaltungen wie Fest der Begegnung, Fairnesscup 
Ihr Aufgabengebiet:
Für die Betreuung von rund 2.500 Kund:innen in den Bereichen Tagesstruktur, Berufsqualifizierung und Wohnen für Menschen mit Behinderung suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die administrative Prozesse steuert, Datenqualität sicherstellt und als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Partner:innen fungiert.
In dieser verantwortungsvollen Position sorgen Sie gemeinsam mit einer Kolleg:in dafür, dass kund:innenbezogene Prozesse reibungslos, fristgerecht und korrekt abgewickelt werden:

* Administration von rund 2.500 Kund:innen in den Bereichen Tagesstruktur, Berufsqualifizierung und Wohnen 
* An-, Ab- und Änderungsmeldungen an Fördergeber und AUVA 
* Aktualisierung und Verwaltung von Betreuungsverträgen 
* Erstellung und Versand von kund:innenbezogenen Aussendungen und Serienbriefen (digital und analog) 
* Evidenzhaltung von Kund:innen, die vorübergehend aus der Abrechnung genommen bzw. wieder aufgenommen werden 
* Einholung, Prüfung und Weiterleitung von Nachweisen zu stationären Aufenthalten 
* Verwaltung von Berechtigungen der FSW-Plattform FTAPI 
* Laufende Überwachung von Bewilligungsprozessen inklusive Fristenmanagement und Erinnerungswesen für Standorte 
* Hauptadministration der Kund:innendatenbank TopSoz 
* Einschulung und Unterstützung von Führungskräften in der Anwendung von TopSoz 
* Überprüfung abrechnungsrelevanter Daten und monatlicher Anwesenheitslisten 
* Erstellung von Auswertungen und Datenanalysen 
* Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern, insbesondere Rechnungswesen, Controlling, Bereichsleitungen, Standorten, Fördergebern, Angehörigen und Erwachsenenvertreter 
Das bringen Sie mit:

* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel 
* IT-Affinität und Freude an digitalen Anwendungen 
* Erfahrung mit Datenbanken oder die Bereitschaft, sich rasch in neue Systeme einzuarbeiten 
* Verständnis für Zahlen, Abrechnungslogiken und administrative Prozesse 
* Erfahrung im Verwaltungs- oder Backofficebereich von Vorteil 
* Sie sind jemand, der oder die auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick behält 
* sorgfältig, strukturiert und äußerst genau arbeitet 
* Informationen rasch erfasst und Zusammenhänge erkennt 
* Prioritäten setzen und Fristen zuverlässig einhalten kann 
* eigenverantwortlich arbeitet und Verantwortung übernimmt 
* gerne mit Menschen kommuniziert und lösungsorientiert agiert 
* Freude daran hat, Prozesse zu organisieren und zu verbessern 
Der Verein Jugend am Werk betreibt zwei gemeinnützige GmbHs im Bereich sozialer Dienstleistungen für Menschen mit Behinderung sowie im Bereich Berufsausbildung für Jugendliche und Erwachsene mit rund 1.700 Mitarbeiter/innen. Menschen mit ihren vielfältigen Bedürfnissen stehen im Mittelpunkt unserer Angebote.
Wir bekennen uns zur Vielfalt in unseren Teams und stehen für Chancengleichheit. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden unabhängig von Ethnie, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Behindertenstatus berücksichtigt.
SWÖ-Gehalt in VG 7 bei 30,0h/Woche €2.493,08 bis €2869,38 brutto (je nach Vordienstzeiten, maximal 10 Jahre anrechenbar)
Personen, die sich für die Stelle interessieren, werden eingeladen, sich mit aussagekräftigem Lebenslauf und Motivationsschreiben über unser Onlineformular zu bewerben.
Informieren Sie sich über „Jugend am Werk“ auf http://jaw.at/karriere
Wir bekennen uns zur Vielfalt in unseren Teams und stehen für Chancengleichheit. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden ohne Rücksicht auf Ethnie, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung oder Behindertenstatus berücksichtigt.

Wien, 16. Bezirk, Ottakring

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