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SIWACHT Bewachungsdienst Gesellschaft m.b.H.

Office Manager:in mit Empfangsverantwortung (m/w/d) 
SIWACHT Bewachungsdienst Gesellschaft m.b.H. 
Wien, 22. Bezirk, Donaustadt 
Die Siwacht GmbH ist Teil der CKV Gruppe, ein österreichisches Traditionsunternehmen mit über 30-jähriger Geschichte und bestem Ruf. Die Siwacht, ausgezeichnet mit dem Österreichischen Staatswappen, bietet herausragende Sicherheitsdienstleistungen für Unternehmen, Museen, Behörden, Ministerien und Veranstaltungen/Events u.a. und ist ein stark wachsendes Unternehmen. 
Unseren Mitarbeitern bieten wir nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung, persönlichen Entwicklung sowie Karrierechancen in einem erfolgreichen Unternehmen. 
Die Wertschätzung des Einzelnen hat bei Siwacht Priorität. Gegenseitige Unterstützung und Teamgeist sind uns sehr wichtig. Gemeinsam arbeiten wir daran, die höchsten Sicherheitsstandards zu gewährleisten und ständig zu verbessern.

Wir suchen eine engagierte Office Manager:in mit Empfangsverantwortung für unseren Standort in 1220 Wien (m/w/d)

Über die Rolle
Du bist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Büro – für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen. Mit deinem Organisationstalent und deiner herzlichen Art sorgst du dafür, dass im Office alles rund läuft: vom professionellen Empfang über die Meetingorganisation bis hin zur administrativen Unterstützung verschiedener Teams.
Du hältst den Laden zusammen – mit einem Gespür für Menschen und der Fähigkeit, auch in turbulenten Momenten den Überblick zu behalten.

Deine Aufgaben
🎯 Empfang & Gästebetreuung

* Du bist das Gesicht unseres Unternehmens – du empfängst Gäste, Kund:innen und Partner:innen professionell und herzlich 
* Du betreust die Telefonzentrale und steuerst die Besucherverwaltung über unser digitales Zugangssystem 
* Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten📬 Empfangsnahe Administration & Dokumentenmanagement
📁 Kernbereich: Dokumenten- und Prozessmanagement (Finance-relevant)

* Du steuerst und koordinierst den gesamten Dokumentenfluss zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable 
* Du stellst die fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung aller vertragsrelevanten Dokumente sicher 
* Du prüfst eingehende Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung 
* Du unterstützt bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls) 
* Du bringst dich in die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe ein📅 Meeting- & Terminorganisation

* Du koordinierst interne und externe Meetings – von der Raumbuchung über die Technik bis zur Einladung 
* Du unterstützt bei der Kalenderkoordination und sorgst dafür, dass Besprechungen reibungslos ablaufen✈️ Reise- & Eventmanagement

* Du buchst Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnungen 
* Du organisierst Firmenevents, Catering und Bewirtungen – von der Planung bis zur Umsetzung 
* Du unterstützt bei der Dokumentation von CO₂-relevanten Reisedaten🗂️ Bereichsübergreifende Administrative Unterstützung

* Du übernimmst vielfältige administrative Aufgaben für die Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management 
* Du koordinierst Bestellungen, Reparaturen und technische Services 
* Du unterstützt beim Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen🌿 Office-Pflege

* Du kümmerst dich um die Instandhaltung der Office-Begrünung (Pflege, Koordination externer Dienstleister bei Bedarf) 
Das bringst du mit
Must-have

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation 
* Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich 
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook 
* Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse 
* Professionelles und freundliches Auftreten 
* Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte ArbeitsweiseDas ist ein Plus

* Erfahrung mit digitalen Besucher- oder Dokumentenmanagementsystemen 
* Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung 
* Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld 
Was wir bieten

* 🏢 Modernes Büro im Herzen von Wien mit sehr guter öffentlicher Anbindung 
* ⏰ Vollzeit 40h/Woche – fixen Arbeitszeiten – jedoch Möglichkeit intern abzustimmen und gelegentlich an persönliche Bedürfnisse anzupassen 
* 💰 Bruttomonatsgehalt auf Vollzeitbasis: € 3.000,– brutto. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung. 
* 🚇 Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte 
* 🍽️ Essensgutscheine (€ 8 pro Arbeitstag) 
* 🎉 Regelmäßige Teamevents und ein wertschätzendes Miteinander 
* 🅿️ Gratis Parkplatz am Office-Standort 
* ☕ Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office 
Bitte bewerben Sie sich noch heute mit Lebenslauf und Foto per E-Mail an: bewerbung@siwacht.at

Wien, 22. Bezirk, Donaustadt

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Office Manager:in mit Empfangsverantwortung (m/w/d)

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