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Johannes Kepler Universität Linz

Referent*in Stellenplanung 
Johannes Kepler Universität Linz 
Linz 
Die Welt ändert sich immer rascher. An der Johannes Kepler Universität Linz arbeiten wir täglich an den Technologien und Ideen von morgen. Und zugleich bereiten wir rund 24.000 junge Menschen auf die Anforderungen des modernen Arbeitsmarkts vor. Kurz: Wir sind Oberösterreichs größte Bildungs- und Forschungseinrichtung. Interesse, an Österreichs wohl schönster Campusuniversität die Zukunft mitzugestalten? Wir suchen:
Referent*in Stellenplanung im Beschäftigungsausmaß von 20 Wochenstunden (unbefristete Einstellung)
Organisationseinheit:
Personalcontrolling und Personalabrechnung

Eintrittsdatum:
ehestmöglich

Anzeigennummer:
90130-2026-002065

Wir suchen Verstärkung im Bereich Personal in der Stellenplanung. In Ihrer zukünftigen Position erstellen und verwalten Sie Aktenvermerke, recherchieren die relevanten Unterlagen und monitoren den gesamten Bearbeitungs-, Freigabe- und Ablageprozess.

Ihre Aufgaben:


* Vorbereitung von Aktenvermerken auf Basis des Stellenplans/ der Personalkostenplanung sowie Zusammenstellung und Prüfung der erforderlichen Unterlagen und Informationen 
* Abstimmung und Informationsausstausch mit internen Organisationseinheiten 
* Erstellung und Ausarbeitung von Aktenvermerken unter Berücksichtigung der geltenden Richtlinien, Vorgaben und internen Prozesse 
* Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus, Einholung erforderlicher Freigaben sowie Dokumentation des Bearbeitungsprozesses 
* Strukturierte Verwaltung, Ablage und Archivierung sowie Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation aller Unterlagen 
* Mitwirkung bei der laufenden Optimierung der administrativen Abläufe und Unterstützung der Abteilungsleitung und Kolleg*innen im Tagesgeschäft 

Ihr Profil:


* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (z. B. HAK, HLW, HBLA oder vergleichbare Qualifikation) 
* Mehrjährige Berufserfahrung in der qualifizierten Sachbearbeitung oder im Office Management, idealerweise im öffentlichen Bereich oder an einer Universität 
* Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, SAP-Kenntnisse von Vorteil 
* Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick 
* Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie hohe Serviceorientierung 
* Selbstständige, verlässliche und gewissenhafte Arbeitsweise 
* Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2) 

Unser Angebot:


* Auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung (40 Wochenstunden) und bei mindestens 3 Jahren anrechenbaren Vordienstzeiten beträgt das monatliche Mindestgehalt € 3.053,80 brutto (14 x pro Jahr, KV-Einstufung IIIa, Regelstufe 1) 
* Stabile Arbeitgeberin 
* Attraktiver Campus mit guter Verkehrsanbindung 
* Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten 
* Bezahlte Mittagspause 
* Breites kulinarisches Angebot/Gesundes Essen (Bio Mensa) 
* Sport und Bewegung (USI) 
* Mitarbeiter*innenevents 
* u.v.m. 

Ende Bewerbungsfrist
2026-09-22+02:00

Menschen mit Beeinträchtigung, welche zum "Kreis der begünstigt Behinderten" gehören, werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt. 

Platz für Ihre Zukunft? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Jobportal. Für inhaltliche Auskünfte steht Ihnen Ihnen Frau Barbara Katzenhofer BA MA, T +43 732 2468 3150, E-Mail: barbara.katzenhofer@jku.at zur Verfügung.

Ansprechperson:


Einsatzadresse
Altenberger Straße 69, 4040 Linz

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