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Technische Universität Graz

Mitarbeiter:in im Office Management (m/w/d) 
32 - 40 h/W 
Technische Universität Graz 
Graz, Steiermark 
Das Institute of Biomechanics sucht eine:nMitarbeiter:in im Office Management (m/w/d)

* Bewerbungsfrist: 19.07.2026 
* Dienstbeginn: Oktober 2026 
* Ersatzkraft 
* Wochenstunden: 32-40 h/W Aufgaben
Das Institute of Biomechanics an der Fakultät für Informatik und Biomedizinische Technik der TUGraz sucht eine Karenzvertretung für das Office Management zur Unterstützung der Institutsleitung und des Teams. Sie übernehmen eine Vielzahl an administrativen und koordinativen Aufgaben, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.
Sie sind eingebunden in eine aufstrebende junge Fakultät, bei der Sie regelmäßig mit Kolleg:innen aus anderen Instituten vernetzt sind und somit Teil eines dynamischen und interdisziplinären Arbeitsumfelds werden. Zu Ihren Aufgaben zählen:
Kommunikation 

* Sie beraten und unterstützen Studierende, Gäste und Mitarbeiter:innen des Instituts, in Deutsch und Englisch.Finanzadministration am Institut

* Kosten- und Projektmanagement: Sie unterstützen bei der Verwaltung und Kontrolle des Institutsbudgets. 
* Beschaffungsprozess: Sie übernehmen die Abwicklung von Bestellprozesse, inkl. Angebotsanfrage, Vorbereitung, Kontierung von Bestellungen sowie Überprüfung von Lieferscheinen und Rechnungen. 
* Projektplanung und -abrechnung: Sie sind verantwortlich für die Anlage von Projekten im elektronischen Meldeprozess und unterstützen bei der Erstellung von Budgetplanungen, Kalkulationen und Projektabrechnungen.Personalverwaltung

* Administration von Personalangelegenheiten: Sie unterstützen bei Stellenausschreibungen inkl. Antrags- und Aufnahmeprozesse und übernehmen die Bewerber:innenkommunikation. 
* Vertragsabwicklung: Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der Unterlagen und die Einholung von erforderlichen Daten in Abstimmung mit dem Personalservice. 
* Reiseassistenz: Sie koordinieren die elektronische Reiseadministration.Lehrveranstaltungsadministration

* Sie übernehmen die Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, sowie die Datenpflege.Veranstaltungsorganisation

* Sie unterstützen bei der Organisation und Koordination von Tagungen, Kongressen und anderen Veranstaltungen, einschließlich der Termin- und Ortsplanung, Reiseadministration für Teilnehmer:innen und der Abrechnung der Veranstaltungen. 
Aufnahmebedingungen

* Abgeschlossene kaufm. Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss (Lehrabschluss, Fachschule) oder facheinschlägige Ausbildung mit administrativer Berufserfahrung 
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse Gewünschte Qualifikation

* Matura wünschenswert 
* Berufserfahrung im Büroumfeld bzw. Kenntnisse von universitären Strukturen vorteilhaft 
* Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office), SAP-Kenntnisse von Vorteil 
* Serviceorientiertes und freundliches Auftreten mit selbständiger Arbeitsweise 
* Freude an der Arbeit in einem universitären und multikulturellen Umfeld 
Wir bieten
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 36.681,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Technische Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal an und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle von Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.
Die Technische Universität Graz bemüht sich aktiv um Vielfalt und Chancengleichheit. Bei der Personalauswahl dürfen Personen aufgrund des Geschlechts, der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion oder der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung nicht benachteiligt werden (Antidiskriminierung).
Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikation werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen.

Über uns
Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber:innen der Region mit rund 4.000 Mitarbeiter:innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.
In diesem Video geben wir einen Einblick in das Arbeitsumfeld der TU Graz: HIER

Organisationseinheit
Das Institut für Biomechanik wurde im Jahr 2007 gegründet. Der Schwerpunkt liegt auf der kardiovaskulären Biomechanik, wobei speziell auf experimentelle Untersuchungen, Modellierung und Simulation Wert gelegt wird. In Internationaler Zusammenarbeit zwischen mehreren Forschungslaboren und Universitäten, darunter die Medizinische Universität Graz, entwickeln wir eine interaktive Brücke zur Klinik und der Industrie. Ein neu ausgestattetes Labor mit der notwendigen Infrastruktur für die ordnungsgemäße Lagerung, Vorbereitung und Prüfung von menschlichen Geweben stellt den letzten Stand der Technik dar. Das Institut bietet Bachelor- und Masterstudierenden eine hochwertige Ausbildung und besteht derzeit aus 23 Mitarbeitenden und 5 Gastwissenschaftler:innen.

Kontakt
Technische Universität Graz 
Dekan der Fakultät für Informatik und Biomedizinische Technik
Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an Prof. Gerhard Holzapfel, holzapfel@tugraz.at (keine Bewerbungen).
Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen akzeptieren, die über unser Online-Bewerbungsportal eingereicht werden. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.
Webseite des Instituts

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