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Technische Universität Graz

Mitarbeiter:in im Sekretariat / Office Management (m/w/d) 
32 h/W 
Technische Universität Graz 
Steiermark, Graz 
Das Institut für Technische Logistik sucht eine:nMitarbeiter:in im Sekretariat / Office Management (m/w/d)

* Bewerbungsfrist: 18.10.2026 
* Dienstbeginn: November 2026 
* Wochenstunden: 30 h/W Aufgaben
Bewerbungen von Personen mit Begünstigten-Status sind ausdrücklich erwünscht. Es wird darum gebeten, den Begünstigten-Status mit den Bewerbungsunterlagen einzureichen. Die Aufgaben werden gerne den individuellen Bedürfnissen angepasst.

* Finanz- und Beschaffungsadministration: Angebots- und Bestellabwicklung, Rechnungsbearbeitung, Umbuchungen, Dokumentation sowie Unterstützung bei Ausgangsrechnungen 
* Personaladministration: Administrative Abwicklung von Ausschreibungen, Aufnahme- und Nachbesetzungsverfahren sowie Fristenkontrolle und Austrittsadministration 
* Projekt- und Drittmitteladministration: Verwaltung projektbezogener Unterlagen, SAP-Auswertungen und Aufbereitung von Unterlagen für Abrechnungen und Audits 
* Dienstreiseadministration: Unterstützung bei Reiseanträgen, Buchungen und Abrechnungen 
* Office- und Institutsorganisation: Bearbeitung administrativer Anliegen, Raum- und Schlüsselverwaltung sowie Termin- und Besprechungskoordination 
* Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation: Organisation und Abwicklung von Institutsveranstaltungen sowie Betreuung des LinkedIn-Auftritts und Erstellung von Beiträgen zu Forschung, Lehre, Projekten und VeranstaltungenAufnahmebedingungen

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare einschlägige Qualifikation oder äquivalente berufliche Praxis 
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftGewünschte Qualifikation

* Mehrjährige Berufserfahrung in Büroorganisation und Veranstaltungsmanagement, idealerweise im universitären Umfeld 
* AHS/BHS-Abschluss auf Maturaniveau 
* Sehr gute MS Office- und SAP-Kenntnisse; (TUGrazOnline-Kenntnisse von Vorteil) 
* Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise 
* Selbständige, zuverlässige und flexible Arbeitsweise mit Eigeninitiative 
* Soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Serviceorientierung, idealerweise mit Freude an interkultureller Zusammenarbeit 
* Bereitschaft zur Weiterbildung 
Wir bieten
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 36.681,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich. 
Die Technische Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal an und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle von Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.
Die Technische Universität Graz bemüht sich aktiv um Vielfalt und Chancengleichheit. Bei der Personalauswahl dürfen Personen aufgrund des Geschlechts, der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion oder der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung nicht benachteiligt werden (Antidiskriminierung).
Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikation werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen.

Über uns
Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber:innen der Region mit rund 4.000 Mitarbeiter:innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.
In diesem Video geben wir einen Einblick in das Arbeitsumfeld der TU Graz: HIER

Kontakt
Technische Universität Graz 
Dekan der Fakultät für Maschinenbau und Wirtschaftswissenschaften 
Inffeldgasse 23/I 
8010 Graz
Technische Universität Graz 
Institut für Technische Logistik 
Inffeldgasse 25/E 
8010 Graz 
Austria

Webseite des Instituts 
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Mitarbeiter:in im Sekretariat / Office Management (m/w/d)

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