sobit-gmbh

SobIT GmbH

Sobit GmbH

Officemanagement (m/w/d) 
SobIT GmbH 
Wien, 03. Bezirk, Landstraße 
Wir versorgen den Sozialbereich seit 2012 mit Software-Lösungen und sind stolz auf unsere direkte Verbindung zu den Nutzer:innen unserer Software: Menschen, die sich um andere kümmern. Damit wir uns weiterhin voll auf diese Aufgabe konzentrieren können, suchen wir ab Juli 2026 eine Nachfolge im Officemanagement.
Das Wochenstundenausmaß bestimmst du selbst: zwischen 25 und 38,5 Stunden ist alles möglich. Das angegebene Jahresbrutto bezieht sich auf eine Vollzeitanstellung nach IT-Kollektivvertrag (ST1).

Dein Arbeitsalltag bei SobIT
Deine Rolle ist vor allem eines: der Knotenpunkt, der alles zusammenhält. Du arbeitest selbstständig, priorisierst souverän und hast ein gutes Gespür dafür, was gerade wichtig ist. Kein Tag gleicht dem anderen.
Du verstehst dich als organisatorische und administrative Stütze des Teams und sorgst dafür, dass Hindernisse gar nicht erst entstehen oder schnell aus dem Weg geräumt werden.
Ob Eventorganisation, Social Media Content, Webseitenpflege, Recruiting-Unterstützung oder Rechnungslegung: du behältst den Überblick und weißt, wo du Informationen herbekommst. Kreativität und Humor sind dabei ausdrücklich willkommen.
Das Büro ist dein Verantwortungsbereich. Du triffst Entscheidungen eigenständig und priorisierst Anfragen aus allen Bereichen, von der Geschäftsführung über interne Teams bis hin zu externen Partner:innen. Du kannst gut einschätzen, wann Pragmatismus gefragt ist und wann es mehr Genauigkeit braucht. Nachhaltige Lösungen und schnelle Ergebnisse schließen sich für dich nicht aus.

Deine Skills
Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und hast eine schnelle Auffassungsgabe. Fristen, Termine und Prioritäten behältst du sicher im Blick. Details sind dir wichtig, ohne dich in Perfektionismus zu verlieren. Entscheidend ist, dass Ergebnisse praktikabel und weiterverwendbar sind.
Du verfügst über sehr gute MS365- und Sharepoint-Kenntnisse und erstellst und bearbeitest komplexe Excel-Strukturen. BMD ist dir vertraut, und der Umgang mit Zahlen – von der Ausgabenkontrolle bis zum Austausch mit der Buchhaltung – gehört für dich zum Alltag. KI sinnvoll und sicher einzusetzen ist für dich ganz normal. 
Du bewegst dich sicher in virtuellen Arbeitsumgebungen (Remote Desktop, Citrix) und hast ein solides Grundverständnis für IT-Security. Neue Ordnungs- und Ablagesysteme (digital oder analog) erschließen sich dir schnell.
Auch wenn es einmal hektisch wird, bleibst du ruhig und fokussiert – selbst wenn Telefon, E-Mails und Büroalltag gleichzeitig auf dich einprasseln (inklusive Bürohunde im Spielmodus).
Veränderungen siehst du pragmatisch: Wenn etwas dazukommt oder wegfällt, passt du dich an und sorgst dafür, dass dein Aufgabenbereich stimmig bleibt. Du entscheidest, was machbar ist und was nicht.

Deine Aufgaben kompakt:

* inhaltliche Recherche und Zuarbeit für Kolleg:innen und Vorgesetzte 
* Rechnungslegung und Buchhaltungsagenden 
* Datenpflege und Vorbereitung von Unterlagen 
* Recruitingunterstützung und HR-Administration 
* Besprechungsorganisation 
* Veranstaltungsorganisation (Klausuren, Mitarbeiter:innenabschiede, gemeinsame Veranstaltungen) 
* Social Media- und Website-Betreuung 
* Einkauf von Arbeits- und Büromaterialien 
* Kommunikation und Informationssicherung mit internen und externen Stakeholder:innen. Das bieten wir:

* Ein motiviertes und agiles Team, sowie abwechslungsreiche und eigenständige Aufgabengebiete. 
* Du gestaltest die Prozesse und organisatorischen Abläufe mit und genießt die Vorteile einer flachen Hierarchie. 
* Zeit ist wertvoll, weswegen wir Gleitzeit und die Möglichkeit für Home-Office bieten. 
* Diverse Benefits, wie z.B. Essensgutscheine, sowie ein Programm zur Gesundheitsförderung. 
* Nach der Probezeit erhältst du die Jahreskarte der Wiener Linien für einen umweltfreundlichen Arbeitsweg. 
Noch mehr Informationen findest du auch auf https://karriere.sobit.at/officemgmt/

Wir freuen uns auf deine Bewerbung! :)

Wien, 03. Bezirk, Landstraße

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Officemanagement (m/w/d)

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