Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen noch mit zahlreichen Excel-Listen?

Kunden.xlsx, Angebote.xlsx, Projekte.xlsx, Mitarbeiter.xlsx – dazu E-Mails, Word-Dokumente und unterschiedliche Versionen derselben Tabellen?

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug. Doch wenn komplette Geschäftsprozesse über immer mehr Tabellen organisiert werden, kann die Verwaltung schnell unübersichtlich werden.

Webfluxmedia entwickelt individuelle digitale Lösungen, mit denen Excel-basierte und manuelle Geschäftsprozesse vereinfacht, zentralisiert und automatisiert werden können.

Wann wird Excel im Unternehmen zum Problem?

Typische Situationen sind:

• Mehrere Mitarbeiter bearbeiten unterschiedliche Versionen derselben Datei

• Niemand weiß genau, welche Datei aktuell ist

• Daten müssen mehrfach eingegeben werden

• Kundeninformationen befinden sich in verschiedenen Tabellen

• Informationen werden zwischen Excel, E-Mail und anderen Programmen kopiert

• Fehler in Formeln verursachen falsche Ergebnisse

• Mitarbeiter führen eigene Listen

• Auswertungen müssen jedes Mal manuell erstellt werden

• Angebote und Dokumente werden händisch erstellt

• Informationen sind schwer auffindbar

• Abläufe hängen vom Wissen einzelner Mitarbeiter ab

• Mit wachsendem Unternehmen entstehen immer mehr Tabellen

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dann kann es sinnvoll sein, den bestehenden Ablauf einmal grundsätzlich zu analysieren.

Aus Tabellen wird eine zentrale Anwendung

Statt zahlreicher einzelner Dateien kann beispielsweise eine individuelle Web-Anwendung entstehen, in der alle relevanten Informationen zentral verwaltet werden.

Denkbar sind unter anderem Bereiche für:

• Kunden

• Interessenten

• Angebote

• Aufträge

• Projekte

• Rechnungen

• Termine

• Mitarbeiter

• Produkte

• Lagerbestände

• Dokumente

• Aufgaben

• Berichte und Auswertungen

Welche Funktionen benötigt werden, richtet sich nach Ihrem tatsächlichen Geschäftsprozess.

Informationen nur einmal eingeben

Ein großer Vorteil digitaler Prozesse besteht darin, dass vorhandene Informationen weiterverwendet werden können.

Beispielsweise:

Ein Interessent wird als Kunde angelegt.

Aus den vorhandenen Daten entsteht ein Angebot.

Nach Annahme wird daraus ein Auftrag.

Der Auftrag wird einem Mitarbeiter zugewiesen.

Nach Abschluss werden die vorhandenen Daten für die weitere Abwicklung verwendet.

Statt dieselben Informationen immer wieder neu einzutragen, können Daten durch den gesamten Prozess weitergeführt werden.

Wiederkehrende Arbeiten automatisieren

Viele manuelle Tätigkeiten lassen sich zusätzlich automatisieren.

Zum Beispiel:

• Dokumente automatisch erstellen

• Angebote aus vorhandenen Daten generieren

• E-Mails automatisch versenden

• Erinnerungen auslösen

• Aufgaben automatisch erstellen

• Statusänderungen verarbeiten

• Daten zwischen Systemen übertragen

• Berichte automatisch erzeugen

• Kunden über bestimmte Ereignisse informieren

Bestehende Excel-Daten übernehmen

Ihre vorhandenen Tabellen müssen nicht zwangsläufig verloren gehen.

Je nach Struktur und Qualität der Daten können bestehende Informationen in eine neue Datenbank oder Anwendung übernommen werden.

Andere Programme integrieren

Auch vorhandene Systeme können häufig eingebunden werden.

Über APIs und Schnittstellen lassen sich beispielsweise Website, Online-Shop, CRM, Buchhaltung, Kalender, Zahlungsanbieter oder andere Softwarelösungen miteinander verbinden.

AI/KI für zusätzliche Automatisierung

Bei geeigneten Prozessen können zusätzlich AI-Funktionen integriert werden.

Beispielsweise für:

• Dokumentenanalyse

• automatische Datenextraktion

• E-Mail-Verarbeitung

• Klassifizierung von Anfragen

• Zusammenfassung von Informationen

• Recherche

• Erstellung von Texten oder Dokumenten

• intelligente Assistenzfunktionen

Muss Excel komplett verschwinden?

Nein.

Excel kann weiterhin dort eingesetzt werden, wo es sinnvoll ist.

Es geht nicht darum, Excel um jeden Preis zu ersetzen. Entscheidend ist die Frage:

Welche Prozesse funktionieren mit Excel gut – und wo kostet die heutige Arbeitsweise unnötig Zeit, verursacht Fehler oder verhindert weiteres Wachstum?

Sie müssen noch nicht wissen, welche Software Sie brauchen

Genau dafür kann zunächst der bestehende Ablauf betrachtet werden.

Zeigen Sie uns einfach:

Welche Tabellen verwenden Sie?

Welche Informationen tragen Sie ein?

Welche Arbeitsschritte wiederholen sich?

Wo entstehen Fehler oder unnötiger Aufwand?

Was würden Sie gerne vereinfachen?

Auf dieser Grundlage können wir gemeinsam überlegen, wie eine sinnvollere digitale Lösung aussehen könnte.