Zu viele E-Mails? Lassen Sie KI einen Teil der Arbeit übernehmen.

Kundenanfragen, Bestellungen, Terminwünsche, Angebote, Rechnungen und interne Nachrichten landen täglich im Posteingang – und müssen gelesen, sortiert und bearbeitet werden.

Webfluxmedia entwickelt individuelle KI-Lösungen zur automatisierten Verarbeitung von Unternehmens-E-Mails.

Die KI kann eingehende Nachrichten analysieren, relevante Informationen erkennen und anschließend definierte Arbeitsschritte vorbereiten oder automatisiert ausführen.

Was kann KI mit eingehenden E-Mails machen?

Abhängig vom jeweiligen Geschäftsprozess beispielsweise:

• E-Mails automatisch erkennen und kategorisieren

• Nachrichten nach Dringlichkeit oder Thema sortieren

• Kundenanfragen von anderen Nachrichten unterscheiden

• Bestellungen erkennen

• Terminwünsche identifizieren

• Rechnungen und Dokumente erkennen

• wichtige Informationen aus dem Text extrahieren

• Anhänge berücksichtigen

• zuständige Mitarbeiter bestimmen

• Antwortvorschläge erstellen

• Nachrichten automatisch weiterleiten

• Informationen in andere Systeme übertragen

• Folgeprozesse auslösen

Beispiel: Kundenanfrage kommt per E-Mail

Ein Kunde schreibt:

„Wir interessieren uns für Ihre Dienstleistung und benötigen ein Angebot für fünf Standorte. Können Sie uns nächste Woche kontaktieren?“

Ein automatisierter Prozess könnte beispielsweise:

1. die Nachricht als Kundenanfrage erkennen

2. Unternehmen, Anliegen und relevante Informationen extrahieren

3. die Anfrage als Lead kategorisieren

4. einen Antwortentwurf vorbereiten

5. die Informationen an das CRM übertragen

6. dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter eine Aufgabe erstellen

Der Mitarbeiter erhält dadurch nicht nur eine ungelesene E-Mail, sondern bereits einen vorbereiteten Vorgang.

Antworten automatisch vorbereiten

KI kann anhand der eingehenden Nachricht und bereitgestellter Unternehmensinformationen einen Antwortentwurf erstellen.

Dieser kann anschließend von einem Mitarbeiter geprüft, angepasst und versendet werden.

Damit bleibt die Entscheidung beim Mitarbeiter, während ein Teil der Vorarbeit automatisiert erfolgt.

Vollautomatische Antworten bei definierten Fällen

Bei klar definierten und wiederkehrenden Anfragen kann je nach Anwendungsfall auch eine weitergehende Automatisierung sinnvoll sein.

Beispielsweise:

„Wie sind Ihre Öffnungszeiten?“

„Wo finde ich meine Rechnung?“

„Welche Unterlagen benötigen Sie?“

„Wie kann ich einen Termin vereinbaren?“

Für komplexe oder ungewöhnliche Anliegen kann die Nachricht dagegen automatisch an einen Mitarbeiter weitergegeben werden.

Daten aus E-Mails automatisch erfassen

Ein besonders interessanter Einsatzbereich ist die automatische Extraktion von Informationen.

Die KI kann beispielsweise versuchen, relevante Angaben zu erkennen wie:

• Name

• Unternehmen

• Telefonnummer

• Kundennummer

• Bestellnummer

• Produkt

• gewünschte Leistung

• Termin

• Betrag

• Rechnungsnummer

• Adresse

• individuelle Angaben aus der Anfrage

Diese Informationen können anschließend strukturiert weiterverarbeitet werden.

E-Mail mit CRM oder Unternehmenssoftware verbinden

Über APIs und Schnittstellen können E-Mail-Prozesse mit bestehenden Systemen verbunden werden.

Beispielsweise:

E-Mail → KI-Analyse → CRM

E-Mail → Auftragssystem

E-Mail → Ticketsystem

E-Mail → Terminverwaltung

E-Mail → Dokumentenverwaltung

E-Mail → interne Unternehmenssoftware

Dadurch kann aus einer einfachen Nachricht automatisch ein digitaler Geschäftsprozess entstehen.

Anhänge & Dokumente verarbeiten

Nicht nur der Text einer E-Mail kann relevant sein.

Je nach Lösung können auch angehängte Dokumente Bestandteil des Prozesses sein.

Beispielsweise:

E-Mail mit Rechnung → Dokument erkennen → relevante Daten extrahieren → Dokument ablegen → Informationen zur weiteren Verarbeitung bereitstellen.

Oder:

Kundenanfrage mit PDF → Dokument analysieren → relevante Informationen zusammenfassen → Vorgang dem zuständigen Mitarbeiter zuweisen.

E-Mails automatisch an Mitarbeiter verteilen

Gerade bei zentralen Adressen wie:

office@...

info@...

support@...

sales@...

müssen Nachrichten häufig zuerst manuell gelesen und anschließend intern weitergeleitet werden.

Eine intelligente Klassifizierung kann beispielsweise zwischen Vertrieb, Support, Buchhaltung, Bestellungen oder allgemeinen Anfragen unterscheiden und die Nachricht entsprechend zuordnen.

Spamfilter ist etwas anderes

Bei dieser Lösung geht es nicht primär um klassische Spam-Erkennung.

Der Schwerpunkt liegt auf der inhaltlichen Verarbeitung legitimer Geschäftsnachrichten und der Automatisierung der daraus entstehenden Arbeitsabläufe.

Menschliche Freigabe möglich

Nicht jeder Prozess sollte vollständig automatisch laufen.

Deshalb können unterschiedliche Freigabestufen vorgesehen werden.

Zum Beispiel:

KI analysiert → Mitarbeiter entscheidet

oder

KI erstellt Antwort → Mitarbeiter prüft → Versand

oder bei klar definierten Vorgängen:

KI verarbeitet → System führt automatisierten Prozess aus.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab.

Individuell für Ihren E-Mail-Prozess

Es gibt keine universelle E-Mail-Automatisierung, die für jedes Unternehmen gleich funktioniert.

Wir analysieren deshalb:

• Welche E-Mails erhalten Sie regelmäßig?

• Welche davon verursachen besonders viel Arbeit?

• Welche Informationen werden daraus benötigt?

• Was macht der Mitarbeiter anschließend mit diesen Informationen?

• Welche Schritte wiederholen sich?

• Welche Software wird bereits verwendet?

• Welche Schritte dürfen automatisiert werden?

Auf dieser Grundlage entwickeln wir eine passende technische Lösung.

Ihr Unternehmen verbringt täglich zu viel Zeit mit der Bearbeitung wiederkehrender E-Mails?

Zeigen Sie uns einige typische Abläufe und beschreiben Sie, was Ihre Mitarbeiter nach Eingang dieser Nachrichten normalerweise erledigen müssen.

Dann können wir prüfen, welche Schritte sich sinnvoll mit KI und Automatisierung unterstützen lassen.