Betriebskostenabrechnung: Das müssen Vermieter:innen wissen

Betriebskosten sind leider vielfach ein Streitfall zwischen Vermieter:innen und ihren Mieter:innen. Daher ist es wichtig, dass die Abrechnung dieser Betriebskosten genau und professionell durchgeführt wird. Genaue Vorgaben zur Betriebskostenabrechnung ergeben sich daraus, ob das Mietobjekt dem Mietrechtsgesetz (MRG) bzw. dem Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG) unterliegt – in solchen Fällen ist definiert, welche Kosten abgerechnet werden; zudem wird unter anderem auch festgelegt, dass die Abrechnung bis spätestens 30. Juni des folgenden Jahres vorgelegt werden muss. Für neuere Wohnungen, die nicht dem MRG unterliegen, werden die Details meistens im Mietvertrag definiert; das gilt auch für Häuser bzw. für Wohnungen in Ein- und Zweifamilienhäusern.

Diese Punkte müssen in Betriebskostenabrechnungen enthalten sein

• Name und Anschrift der Mieter:innen – dabei auf Genauigkeit achten

• Abrechnungseinheit (Die Liegenschaft, deren Kosten die Grundlage für die Abrechnung bildet)

• Abrechnungszeitraum

• Aufteilungsschlüssel und Erklärung dazu

• gegebenenfalls Angaben zur abweichenden Aufteilung (unter anderem Liftkosten)

• Aufstellung aller Kosten

• Summe aller Betriebskosten, dazu Anteil der jeweiligen Einheit

• Berechnung von Guthaben

• gegebenenfalls Nachzahlungsbetrag (berechnet aufgrund der getätigten Vorauszahlungen).

Diese Betriebskosten können verrechnet werden

• Wasser, Abwasser, Überprüfung von Leitungen

• Öffentliche Abgaben

• Hausreinigung, Schneeräumung

• Kanalräumung, Rauchfangkehrer, Entrümpelung

• Versicherungsprämien für Haftpflicht, Feuer, Leitungswasserschäden

• Bei Zustimmung der Mieter:innen: Glasbruch- und Sturmschäden-Versicherung

• Betriebskosten für Gemeinschaftsanlagen wie Lift, Spielplatz, Waschküche, Garten etc.

• Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen

• Kosten für Eichung, Wartung und Ablesung von Messvorrichtungen

Tipps zur Betriebskostenabrechnung für Vermieter:innen

• Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen müssen innerhalb eines halben Jahres nach Ende der Abrechnungsperiode vorgelegt werden.

• Mieter:innen haben das Recht, Betriebskostenabrechnungen bis zu drei Jahre rückwirkend überprüfen zu lassen und können vor Gericht dagegen Einspruch erheben.

• Wichtig sind Belege für einzelne Ausgaben, etwa für Wasser. Eine Jahresbetriebskostenabrechnung muss im Haus zur Einsicht aufliegen; die diesbezüglichen Belege müssen bei Bedarf vorgewiesen werden. Datenschutz ist kein Grund, Details der Betriebskosten geheim zu halten.

• Bei Pauschalmieten stehen Mieter:innen keine Betriebskostenabrechnungen zu.

• Softwareprogramme können bei der Erstellung von Abrechnungen helfen.

• Instandhaltungskosten sowie etwaige Schäden am Mietobjekt können nicht über eine Betriebskostenabrechnung verrechnet werden.